Coronavirus in Nederland: digitaal contracteren en besluitvorming

Lees ons artikel over: Coronavirus in Nederland: digitaal contracteren en besluitvorming

Coronavirus en digitalisering

Door snelle verspreiding van het Coronavirus passen bedrijven hun processen aan en digitaliseren nóg sneller dan voorheen. Een vorm van digitalisering is het gebruik van de elektronische handtekening. Allerlei juridische documenten kunnen – onder voorwaarden – rechtsgeldig worden ondertekend. Er is geen reden om dit niet nu nog sneller te omarmen.

Ondernemers vragen zich bij grote transacties soms af of elektronische handtekeningen even veel bewijskracht hebben als een schriftelijke handtekening. Daarnaast is het soms ook de vraag of en hoe in vennootschappen besluitvorming elektronisch plaats kan vinden. Bij beursvennootschappen is dit al gedetailleerd geregeld, bij andere vaak (nog) niet goed of niet duidelijk geregeld.

Digitale handtekening

Wettelijk is in Nederland op basis van de Europese verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronisch transacties in de interne markt de elektronische handtekening geregeld in artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek.

De elektronische handtekening wordt omschreven als: “gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen”.

Hieruit volgt dat een elektrische handtekening bijvoorbeeld óók kan bestaan uit unieke gegevens gebruikt om een elektronische handtekening aan te maken, zoals een gebruikersnaam (met wachtwoord) of een pincode.

Vereisten digitale handtekening

De digitale handtekening moet afkomstig zijn van een natuurlijk persoon. Indien bevoegd kan hij ook een rechtspersoon vertegenwoordigen. De handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een geschreven handtekening, als de ondertekeningsmethode die is gebruikt voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor deze is gebruikt en “alle overige omstandigheden van het geval”.

Wat een betrouwbare methode is, welk doel en omstandigheden dan relevant zijn, omschrijft artikel 3:15a BW niet. Het is aan de rechter om te bepalen of een overeenkomst met voldoende waarborgen is omkleed. Hierbij speelt de betrouwbaarheid van de elektronische handtekening een belangrijke rol en dient deze als maatstaf. Gelukkig zijn er praktische handvatten.

Drie verschillende vormen

Er zin drie soorten (rechtsgeldige) elektronische handtekeningen. De ‘gewone’, ‘geavanceerde’ en ‘gekwalificeerde’ elektronische handtekening.

Hoe complexer de overeenkomsten, transacties of de ondertekende gegevens zijn, hoe meer betrouwbaarheid vereist is. Denk bij de meeste simpele en ‘gewone’ vorm aan een in gescande afbeelding van een op papier gezette handtekening, en bij de meest gekwalificeerde vorm aan een elektronische ondertekening met een bijgevoegd certificaat (bestand) afkomstige van een certificatiedienstverlener.

Bewijskracht

Oordeelt de rechter dat de gewone of geavanceerde elektronische handtekening dan wel gekwalificeerde elektronische handtekening voldoende betrouwbaar is, dan heeft die handtekening precies dezelfde rechtsgevolgen als een gewone handgeschreven handtekening en het desbetreffende stuk ook dezelfde bewijskracht.

Oordeelt de rechter dat de elektronische handtekening als onvoldoende betrouwbaar in het gegeven geval, dan kan aanvullend bewijs worden geleverd om de authenticiteit van de handtekening alsnog aan te tonen. Het verschil tussen een ‘gewone’ en ‘gekwalificeerde’ elektronische handtekening is dat de bewijslast bij de gekwalificeerde handtekening ligt bij partij die meent dat de handtekening niet ‘echt’ is.

Kortom, zeker met de gekwalificeerde handtekening doet de digitale handtekening weinig tot niets onder voor de gewone handgeschreven handtekening. Natuurlijk brengt het online zakendoen, zeker met consumenten, wel weer andere regels met zich mee waarmee een onderneming rekening moet houden.

In de praktijk

Er bestaan verschillende leveranciers van elektrische handtekeningen zoals ondermeer Docusign, Adobe, HelloSign en SignRequest. Welke leverancier en variant het best past bij een onderneming hangt sterk af van de aard en omvang van de behoefte van de betrokken onderneming. Er zijn echter anders dan contracten waar bijvoorbeeld een speciale vorm vereist is – zoals een notariële akte – eigenlijk geen beperkingen aan het toepassingsbereik.

Het gaat er meer om wel niveau van betrouwbaarheid is vereist op grond van de wet of andere regels (denk aan compliance- en risicomanagement-vereisten) of concrete afspraken die zijn gemaakt tussen leverancier en afnemer. In vrijwel alle gevallen zijn er al technische standaards of andere normeringen op basis waarvan al snel een passende keuze gemaakt kan worden voor een leverancier.

Maar voordat een keuze wordt gemaakt moet in kaart worden gebracht welke documenten in de bedrijfsvoering moeten zijn voorzien van een handtekening in het kader van sectorspecifieke wetgeving en eventueel buitenlands recht, de inrichting van het ondertekeningsproces, welke type elektronische handtekening moet worden toegepast en de (technische) wijze van verificatie van de handtekening. In de praktijk is het daarom van belang bij de inrichting van het bedrijfsproces waarbij de elektronische handtekening de klassieke handtekening geheel of gedeeltelijk vervangt, zowel technisch als juridisch advies in winnen om zeker te stellen dat ook daadwerkelijke alle voordelen van digitalisering worden genoten en risico’s beperkt.

Bij besluitvorming in vennootschappen is meestal in de statuten en/of aandeelhoudersovereenkomst en directiereglement al voorzien in elektronische besluitvorming. Is dat nu nog niet het geval dan loont het de moeite dit op korte termijn aan te passen en te voorkomen dat nu begrijpelijkerwijs niet helemaal formeel juiste besluitvorming tot problemen achteraf leiden. Bij sectoren die onder een vorm van toezicht staan is dit natuurlijk helemaal belangrijk. Het loont ook de moeite de mededelingen van deze organen (bijvoorbeeld De Nederlandse Bank en Autoriteit Financiële markten) in de gaten te houden.

Gepubliceerde Artikelen